3. Viestintä

1.    Aluksi

Tässä esseessä tarkastelen rock-yhtyeen viestintää. Tarkastelun alla on sekä yhtyeen sisäinen viestintä että ryhmän viestintä ulospäin. Mistä eri osa-aluista yhtyeen viestintä koostuu? Millaisia mahdollisuuksia viestintä tarjoaa nykyään? Miten ihmiset viestivät yhteisössä?

Yhteiskuntamme edetessä koko ajan pidemmälle teknologian ja viestinnän saralla on hyvä välillä pysähtyä miettimään viestinnän luonnetta. Minkälaisia tavoitteita voi asettaa saavutettaviksi viestinnän avulla. Onko viestinnästä tullut paikoitellen jopa tärkeämpää kuin asiasta sen takana? Miten käy ihmisten välisen yhteisön sisäisen viestinnän teknologian aikana?

Ennen kuin on mahdollista purkaa pienempiin osiin yhteisön viestintää, on tietysti purettava osiin yhteisön erityislaatuiset ominaisuudet. On määriteltävä yhtye ryhmänä erityispiirteineen. Esimerkiksi miten rock-yhtye eroaa klassisen musiikin yhtyeistä? Lisäksi tulee määritellä, mitä mielletään viestinnäksi yleisesti.

2.    Yhtye yhteisönä

Rock-yhtyeellä on paljon ominaisuuksia, jotka tekevät siitä yhteisönä hyvin erityislaatuisen verrattuna esimerkiksi taidemusiikkia soittaviin ryhmiin tai vaikkapa insinööritoimistoon. Tärkeimpänä erottavina tekijöinä ovat yhtyeen rooli uuden musiikin luojana sekä yhteisön usein hyvin tiivis yhteistyö. Suurin osa yhtyeistä pyrkii luomaan ulosantiinsa omanleimaisen tyylin ja tekemään musiikkia, joka kestää aikaa ja jää elämään. Taidemusiikkia esittävistä orkestereista, kuten esimerkiksi kamariorkesterit tai sinfoniaorkesterit, rock-yhtyeen erottaa sen vapaamuotoisemmat ja omaleimaisemmat toimintamallit.  Rock-yhtyeillä ei useinkaan ole tarkkoja normeja hyväksyttävistä toimintatavoista kuten taidemusiikkia soittavilla orkestereilla. Lisäksi rock-yhtyeet toimivat usein luovina yhteisöinä, joissa kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan – enemmän tai vähemmän – yhtyeen musiikkiin. Taidemusiikkia soittavissa orkestereissa yksittäinen soittaja on miltei poikkeuksetta aina vain palkattu rivisoittaja. Lisäksi taidemusiikkia soittavat orkesterit ovat usein niin isoja kokonaisuuksia, että niillä on erikseen taho, joka vastaa viestinnän suunnittelusta ja toteuttamisesta. Juuri yhdessä luominen, demokraattisuus ja tiivis yhteisöllisyys tekevät rock-yhtyeestä huomattavasti erityislaatuisemman yhteisön tiedottamisen kannalta kuin esimerkiksi insinööritoimisto tai koulun opettajisto.

Tässä esseessä käsittelen esimerkkinä omaa yhtyettäni, jossa lisäkseni vaikuttaa kolme muuta muusikkoa. Osa soittajista on aktiivisia harrastajia ja osa ammattimaisempia musiikin tekijöitä. Yhtye on vasta perustettu ja toiminta hakee muotoaan niin musiikin kuin toimintamallienkin suhteen. Pyrimme toiminnassamme demokraattisuuteen ja avoimeen ilmapiiriin yhtyeen sisällä. Tämä on luonnollisesti haastava tavoite, kun otetaan huomioon yhteisen musiikin tekemisen luonne varsin herkkänä toimintana, jossa on äärimmäisen helppo astua kollegan varpaille. Toimintaa toki helpottaa se,  että kolme neljästä soittajasta ovat  jo ennestään keskenään tuttuja. Silti luovassa yhteisössä kuten rock-yhtye on omat erityiset riskinsä sisäisen tiedottamisen suhteen. Ulospäin suuntautuvan tiedottamisen suhteen rock-yhtyeellä on kuitenkin toiminnassaan vapautta, jota esimerkiksi tavallisilla yrityksillä ei ole. Rock-yhtyeeltä voidaan odottaa hyvinkin erikoisia tiedotteita tai kampanjoita.

3.    Viestinnän periaatteet

Soila Ojanen tuo kirjassaan Tiedota tehokkaasti esiin useita syitä miksi tiedottaa. Ensinnäkin Tiedottaminen on merkittävä tekijä rakennettaessa yrityskuvaa. Toimittajalle voi vinkata yrityksen erityislaatuisuudesta tai muusta mielenkiintoisesta tekijästä ja jos toimittaja kiinnostuu aiheesta, saattaa toiminta poikia lehtijutun tai tv-insertin. Luonnollisesti positiiviseen sävyyn kirjoitettu lehtijuttu tai muu median julkaisu on tehokkaampi kuin ostettu mainos, johon kuluttajat suhtautuvat lähtökohtaisesti kriittisemmin kuin median julkaisuihin. Kuluttajien lisäksi tiedottamisen mukanaan tuoma julkisuus saattaa hyvin poikia muita hyödyllisiä kontakteja. Tiedottaminen on myös mainontaa edullisempaa ja sen tuottamista ei välttämättä tarvitse ulkoistaa toisin kuin mainontaa. (Ojanen, 2003, 13-14)

Tiedottaminen voidaan jakaa tavoitteidensa mukaan moneen eri lajiin. Markkinointitiedottamisessa tavoitteena on myynnin edistäminen. Markkinointimielessä tehty tiedottaminen saattaa vaikuttaa helposti tökeröltä, joten tiedotteen sisältö kannattaa miettiä tarkkaan. Kokenut toimittaja sivuuttaa helposti liikaa mainonnalta vaikuttavan tiedotteen. Tuenhankkimistiedottaminen on periaatteessa kuin myynninedistämismielessä tehtyä tiedottamista, mutta ilman suoria kaupallisia tavoitteita. Tällaista tiedottamista on usein esimerkiksi yhdistysten tiedottaminen. Tuenhankkimistiedotteet menevät mediassa usein helpommin läpi kuin suoranainen markkinointitiedottaminen. Imagotiedottamisessa ei niin ikään ole suoraa markkinointitarkoitusta vaan kyse on enemmän positiivisen imagon rakentamisesta. Imagotiedottamiseen liittyy läheisesti Jari Sarasvuon Diili-ohjelmassa lanseeraama termi ”huomiotalous”, jossa yrityksen myynti perustuu melko suoraan sen mediassa saamaan huomioon. Perustietoa sen sijaan antavat usein viralliset tahot kuten poliisi, valtio tai suuret yritykset ja tavoitteet ovat miltei aina vain asian julki saattamisessa. Tässä tiedottamisen lajissa kerrotaan lähinnä: Kuka tekee? Mitä tekee? Miksi tekee? Milloin tekee?  Rutiinitiedotteita antavat esimerkiksi yritykset vuosikertomusten tai muiden vastaavien muodossa. Rutiinitiedotteet erottaa perustiedosta niiden säännöllinen olemus. Asiantuntijatiedotteessa esimerkiksi tutkijat voivat kertoa saavuttamistaan tuloksista yhteisen edun tai mielenkiinnon vuoksi. Kansalaistiedotteet ovat esimerkiksi valtion kampanjoistaan tai muista vastaavista julkaisemat tiedotteet. Lisäksi on olemassa epävirallisempi tiedottamisen muoto – vuototiedotteet. Näillä vuodoilla tuodaan tarkoituksella tai tahattomasti julki joko salaista tietoa tai tietoa ennen aikaisesti. Takana voi olla esimerkiksi vuodon saaman julkisuuden tuo mainosarvo, jokin muu hyödyn tavoittelu tai puhdas ilkivalta. (Ojanen, 2003, 41-47)

4.      Yhtyeen sisäinen viestintä

 Yhteen sisäinen viestintä voidaan jakaa kahdelle eri tasolle: erilaisin viestimin tapahtuvaan kommunikointiin sekä läsnä olevien ihmisten kesken tapahtuvaan kommunikointiin. Erilaisin viestimin tapahtuva kommunikointi tapahtuu pääasiassa puhelimitse tai sähköpostitse. Sähköposti on käytössä etenkin silloin kuin viestin mukana pitää välittää jotakin materiaalia kuten esimerkiksi äänitiedostoja, kuvaa tai muuta sellaista.  Lisäksi viestejä välitetään yhteisen google -tilin kautta, jossa yhtyeellä on yhteinen kalenteri ja dokumenttien tallennustila.

Edellä mainittua mielenkiintoisempaa on tarkastella yhtyeen läsnä olevien jäsenten välistä kommunikointia. Tämä kommunikointi tapahtuu ensisijaisesti suullisin viestein, mutta melko suuri painoarvo on myös erilaisilla sanattomilla viesteillä. Eleet, ilmeet ja äänenpainot vaikuttavat paljon kun on kyse yhteisöstä, jossa tekijät tuovat itselleen herkkiäkin asioita esille ja yrittävät luoda jotakin ainutlaatuista.    Lisäksi jäsenet viestivät toisilleen musiikilla, josta viestit välittyvät hyvinkin selvästi. Esimerkiksi kun joku tuo uuden biisiaihion yhteisesti soitettavaksi, kertoo tapa jolla toiset ottavat sen soitettavakseen paljon suhtautumisesta kappaleeseen tai jopa toiseen soittajaan. 

Nämä sanattomat viestit jäävät melko usein omalle tasolleen eivätkä useinkaan nosta aiheita sanalliseen keskusteluun. Tämä on valittavan ominaista suomalaiselle kommunikaatiolle, jossa esimerkiksi epäkohdista saatetaan vaieta vaikka niistä olisi syytä keskustella. Sanattomien – varsinkin musiikillisten – viestien merkitys korostuu yhtyeessä, jonka soittajat eivät toimi yhtyeessä vielä ammatikseen. Ammattimaisessa toiminnassa muusikko ei saa tuoda suhtautumistaan asioihin esille musiikillisilla mielenilmauksilla, vaan hänen olisi kyettävä sanomaan asiansa sanallisesti. Harrastajat sen sijaan voivat ilmaista itseään ja tuntojaan kulloinkin käytettävissä olevin musiikillisin keinoin.

5.    Yhtyeen viestintä ulospäin

Yhtyeen ollessa vasta aloittamassa toimintaansa, sillä ei ole vielä varsinaista viestintäsuunnitelmaa tai –strategiaa.  (Juholin, 2009, 99) Ulospäin suuntautuvasta viestinnästä on keskusteltu alustavasti ja jonkinlaisia näkemyksiä on esitetty säännöllisestä aktiivisuudesta sosiaalisessa mediassa sekä internetin omaehtoisissa julkaisupalveluissa. Tavoitteena tällä toiminnalla olisi tuoda ihmisten tietoisuuteen yhtyeen tyyliä ja musiikkia. Ulospäin suuntautuvan viestinnän kohteena olisi aluksi ensisijaisesti sidosryhmistä tärkein eli musiikkia kuluttava yleisö. Tärkeää olisi erottua laajasta tarjonnasta jollakin kuluttajaa koskettavalla tavalla. Tässä kuluttajan tavoittamisessa tärkeintä on luonnollisesti laadukas tuote eli musiikki, mutta huomiota tulisi kiinnittää myös muutoin yhtenäiseen linjaan. Tämä linja tarkoittaa esimerkiksi visuaalista ilmettä, käytettyä kieltä ja viestinnän tasoa eli millaisia asioita halutaan ihmisille kertoa yhtyeestä ja musiikista.

6.      Mitä voisi tehdä paremmin

Selkeä kehittämisen mahdollisuus yhtyeen viestinnässä on ulospäin annettavien viestien suunnittelussa. Viestinnässä piilee mahdollisuus tuoda omaa osaamistaan esille tavalla, joka erottuu jo tarjolla olevista yhtyeistä. Luonnollisesti yhtyeellä tulisi olla muutoin selkeä toimintasuunnitelma ennen kuin voidaan suunnitella viestintää, sillä muutoin ei ole mitään tiedotettavaa.  Suunnitelman tulisi olla selkeä suuntaviiva joka ohjaa kaikkea viestintää liittyvää työskentelyä. (Juholin, 2009, 108)

Käytännössä suunnitelman laatiminen tarkoittaa yhtyeemme tapauksessa ensimmäiseksi toiminnan yleistä hahmottamista, toiseksi materiaalin työstämistä – jota olisi jotain mistä viestiä – ja vasta kolmanneksi konkreettisten viestinnällisten asioiden miettimistä. Elisa Juholin jakaa kirjassaan Communicare! viestinnän suunnittelun päivittäisviestintään, vuosittain tai säännöllisesti toistuviin toimenpiteisiin, toimintasuunnitelmiin, ohjeisiin sekä projekteihin ja kampanjoihin. Lisäksi suunnitelma voi olla joko operatiivista tai strategista.  (Juholin, 2009, 109)

Käytännössä päivittäiset viestintä asiat rock-yhtyeellä ovat sähköpostin lukemista ja viestien tarkistamista  yhtyeen omalta sekä yleisiltä foorumeilta. Tämä on rutiinitoimintaa joka ei edellytä tarkempaa suunnittelua tai strategian laatimista. Säännöllisesti tapahtuvia toimintoja voivat olla esimerkiksi erilaiset sisältöpäivitykset kuten äänitteet, videot, blogit ynnä muut. Säännöllisiä julkaisuja olisi jo hyvä suunnitella ja miettiä minkälainen julkaisutahti epävirallisessa materiaalissa tukee parhaiten yhtyeen tavoitteita ja tulisiko julkaisuissa olla jokin selkeä linja. Toimintasuunnitelmat tarkoittavat asioiden ja tehtävien asettamista aikajanalle ja osoittamista eri ihmiselle. Käytännössä tämä tarkoittaa yhtyeessä sitä, että sovitaan kuka tekee ja koska tekee.  Projektit ja kampanjat ovat olennaisin osa yhtyeen ulospäin suuntautuvaa viestintästrategiaa, sillä normaalisti yhtyeen viestinnän pääpaino liikkuu kausiluontoisesti julkaisujen, keikkojen ja muiden huomiota vaativien tapahtumien mukaan. Esimerkiksi kun yhtyen on julkaisemassa jotakin virallista materiaalia, tulee viestinnässä olla piikki joka saa yhtyeen huomioarvon mediassa nousemaan. Tällaiset projektit ja kampanjat tulee luonnollisesti suunnitella jo hyvissä ajoin ennakkoon ja määritellä kaikki projektia määrittelevät tai rajoittavat tekijät.

Yhtyeen sisäistä viestintää ei ole tällä hetkellä tarvetta suunnitella nykyistä paremmin, sillä toistaiseksi kaikki sujuu ennestään tuttujen käytäntöjen mukaisesti. Jos yhtyeen sisäisessä viestinnässä ilmenee tulevaisuudessa ongelmia, on toki asianmukaista miettiä tarkempaa suunnitelmaa sisäisestä viestinnästä ja kommunikoinnista.

7.    Lopuksi

Viestinnän merkitys kasvaa alati yhteiskunnassamme, jossa informaatiota tarjotaan koko ajan joka puolelta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä,  että jos käytettävissä ei ole budjettia jolla voi ostaa valtaisan näkyvyyden, täytyy olla luova päästäkseen esille mediassa.  Toisaalta erikoisuuden tavoittelijoita on viestinnän kentällä jo niin paljon että niihinkin on jo hieman turruttu. Mitä siis tulisi tehdä saadakseen viestinnästä kaiken hyödyn irti?

Mielestäni ahkeruus palkitaan tässäkin asiassa. Viestinnässä – niin kuin missään muuallakaan – ei ole pikavoittoja, jotka kantaisivat kestäviin tuloksiin. Hyvän viestinnän pohjana on usein selkeä ja realistinen suunnitelma, jossa tiedostetaan vahvuudet ja huomioidaan heikkoudet. Tämän jälkeen alkaa puurtaminen ja ruohonjuuritason työn tekeminen: tehdään materiaalia, tiedotteita, ladataan sisältöä, otetaan kuvia, tavataan ihmisiä, verkostoidutaan ja tehdään monia muita asioita luottaen siihen, että asiallisesti ja maltilla tehty työ lopulta palkitaan.

Sisäisessä viestinnässä tulisi muistaa, että ollaan tekemisissä toisten ihmisten kanssa ja toiminnan tulisi olla inhimillistä. Viestintä rakentuu kontaktista jonka pohjana on asioiden jakaminen, toisen kuunteleminen ja ymmärtäminen. Sisäinen viestintä ei saisi missään vaiheessa koneistua pelkästään sähköpostiin ja nettiin jätettyihin viesteihin,  vaan  etenkin luovan yhteisön  tulisi jakaa näkemyksiään ja tuntojaan aidossa luonnollisessa kontaktissa.

Lähteet:

Juholin Elisa, Communicare! - Viestintä strategiasta käytäntöön, Infor Oy, Porvoo, 2009

Ojanen Soila, Tiedota tehokkaasti – Opas mediasuhteisiin, Edita Publishing Oy, Helsinki, 2003