Käsittelen tässä taloussuunnittelun esseessä esimerkkinä kuvitteellista EtnJzz -musiikkifestivaalia. EtnJzz on noin 5000 kävijän etno- ja jazz musiikkiin painottuva kolmipäiväinen festivaali Turussa. Tapahtuman budjetti koostuu lipputuloista, apurahoista, sponsorirahoituksesta sekä oheismyynnistä. Palkattua osa-aikaista henkilöstöä on kolme henkeä ja vaihteleva määrä tekee pitkin vuotta töitä talkoo- ja kulukorvauspohjalta. Tapahtuman takana on EtnJzz Oy, jolla ei ole muuta kuin EtnnJzz -festivaaliin liittyvää toimintaa. Tapahtuma järjestettiin ensimmäisen kerran heinäkuussa 2009, jolloin sen budjetti 30 000€ budjetti oli 3000€ ylijäämäinen. Apurahoja tapahtuma sai 5000€. Alkupääomasta oli 40% oli järjestäjien omaa rahaa, 30% sponsorirahaa ja 30% apurahaa. Lisäksi järjestäjä teki osana kolmen hengen palkattua tiimiä paljon työtä palkatta. Varsinaisia puolipäiväisiä työkuukausia kolme kuukautta. Tällöin kaikki kolme saivat palkkaa 1000€/kk.
(Esimerkkeinä esitetyt vuokra-, palkka- ym tiedot ovat arvioita ja veikkauksia. Kaikkia tapahtumatuotannon vaiheita ei välttämättä ole huomioitu.)
Miksi taloutta pitää suunnitella?
Yrityksessä ja yhdistyksessä on paljon erilaisia menoja ja tuloja ja mitä suurempi yritys sitä enemmän rahaliikennettä on. Tämän vuoksi on ehdottoman tärkeää, että yrityksen taloutta suunnitellaan. On tiedettävä tarkkaan: Kuinka paljon kassassa on rahaa? Koska sitä on tulossa ja kuinka paljon? Koska rahaa kuluu? Minne ja kuinka paljon sitä kuluu? Onko lainaa? Ja jos on niin kuinka paljon? Jos näitä asioita ei suunnitella etukäteen niin hyvin kuin asioita vain voi suunnitella, ei mainittuja seikkoja voida tietää tarpeen tullen varmuudella ja tarkasti.
Erityisen tärkeää talouden suunnittelu on tämän festivaalin kaltaisille melko pienille toimijoille, joiden tuotteen menestykseen ja yleensä toteutukseen vaikuttavat monet tekijät: apurahat, sponsorit, muut tapahtumat, sää yms. Jos jonakin vuonna edellä mainituista muuttujista vaikkapa sää ja apurahat ovat epäsuotuisia voi koko toiminnan tulevaisuus olla vaakalaudalla. Näin herkkä toiminta ei kestä käytännössä lainkaan huonoa talouden hoitoa vaan kaiken pitää toimia hyviin ja kaikkeen pitää osata varautua.
Miten ja mitä pitää suunnitella?
Esimerkkitapauksessamme tapahtuman taloutta suunnittelee pääjärjestäjä EtnJzz Oy:n toimitusjohtaja Jouni Kylmäjuna sekä projektivastaava Pirjo Loma, joka tekee tässä vaiheessa kuukauden töitä 15h/vko. Satunnaista apua Jouni ja Pirjo saavat kolmannelta "vakituiselta" työntekijältä Martti Torakalta. Talouden suunnittelu on siis tiimityötä. Tiimin palkatut jäsenet Pirjo ja Martti tekevät töitä samalla systeemillä kuin edellisenäkin vuonna ja Jouni ottaa työlleen palkkaa, jos jää jotain mistä ottaa. Kaiken kaikkiaan tapahtumaan on budjetoitu menoja 35 000 ja tuloja pitäisi tulla vähintään 32 000, sillä edellisvuodesta kassaan oli jäänyt 3000€.
EtnJazz -tapahtuman talouden suunnittelu alkaa sopivan esiintymisalueen/paikan etsimisestä ja varaamisesta. Tähän Pirjo ja Martti ovat varanneet 1500€ ja sopivan paikan metsästys aloitetaan jo syksyllä. Edellisen kesän Barker teatteri oli ollut hyvä areena, mutta osoittautui kuitenkin liian pieneksi eikä kasvavaa tapahtumaa voi enää järjestää pelkästään niin pienissä tiloissa. Tapahtuma laajennetaan Barkerin lisäksi Jazzklubi Monkiin, jossa tultaisiin järjestämään pe-la-su aikavälillä joka ilta keikkoja. Koska yhteistyökumppaniksi saatiin ravintola ei koko 1500€ budjettia tarvittukaan, sillä ravintola antaa tilansa ilmaiseksi käyttöön koska EtnJzzin hankimat artistit todennäköisesti vetävän salin täyteen janoisia jazzin ystäviä. Lisäksi EtnJzz saa 20% illan myynnistä. Barkerin vuokran ollessa kolmelta päivältä 1200€ jäi budjetti tältä osin 300€ ylijäämäiseksi.
Kun paikka on alustavasti varattu alkaa Martin työ artistirosterin kasaamisessa. Martin budjetti 20 000€ syö leijonan osan koko tapahtuman budjetista. Martti on suunnitellut ohjelmaksi Barkeriin pe-la-su jokaiselle kolmen artistin illan: yksi isompi nimi, yksi keskikokoinen sekä yksi melkein ilmainen "tulevaisuuden nimi". Lisäksi Monkissa tulisi soittamaan joka ilta yksi vähintään keskikokoinen jazz nimi. Martti saa houkuteltua lauantai-illan pääesiintyjäksi Barkerille Tasavallan Presidentin joka maksaa 6000. Pressan lisäksi lauantaina soittavat 1500€ maksava Transkaakko sekä Pirjo Loma jazzia laulava tytär Pirre Loma säestäjän kanssa hintaa 400€. Lauantaina Monkissa soittaa Manuel Dunkel & Niklas Winterin kvartetti hintaan 1300€. Lauantai päivän artisti kulut ovat siis 9200€. Perjantaina festivaalin avaa Barkerilla Perko-Pyysalo-Viinikainen (1000€), Kansalauluyhtye Eskolat (600€) sekä Konservatorion Jazz-opiskeliljoiden bändi (600€). Monkissa soittaa Iiro Rantala New Trio (1200€). Perjantain artistien yhteishinta on 4200€. Sunnuntaina festivaalin päättää Barkerilla Emma Salokoski Ensemble (4000€), Ikemba Aganbe (2000€) sekä Senni Eskelinen & String Pure Band (1000€). Monkissa soittaa Peter Lerche Trio (1000€). Sunnuntain artistit yhteishintaan 8000€. Artistien yhteiskulut palkkoineen, majoituksineen ja km-korvauksineen 23 000€. Martti siis innostui ja ylitti budjetin 3000€.
Samaan aikaan Pirjo neuvottelee mahdollisten sponsorien kanssa ja koettaa löytää edullisesti äänentoiston ja cateringin. Ensimmäisen hyvän sopimuksen Pirjo neuvotteli Barkerin äänentoistosta ja yhdestä ääniteknikosta, jonka hän sai edullisesti aloittelevalta KivaSoundi Oy:ltä, joka nimensä käsiohjelmiin ja mainosbanneriin. Lisäksi ruokasponsorin tapahtuma sai Amarillo ravintolasta, joka sponsoroi artistien ja talkoolaisten ruoat (ei kuitenkaan samaa ruokaa kuin ravintolassa). Lisäksi tapahtumaa sponsoroi Fortum 3000€ sekä Soitin-Laine ja Automaa kumpikin 1000€. Sponsoreilta tulee puhdasta rahaa siis yhteensä 5000€.
Ajan kuluessa Jouni maksaa banneri ja internet mainonnasta yhteensä 2000€ ja saa apurahoja yhteensä 6000€. Lisäksi Jouni panostaa talkooväen hyvin vointiin 500€ ja tilaa oheistuotteita 1000€. Lisäksi Jouni myy tapahtuman ravintolaoikeudet paikallisille kebab yrittäjille sekä yhdelle anniskeluravintolalle yhteensä 2000€.
Heinäkuun koittaessa säät suosivat ja Barkerin erikoisluvalla laajennettuun katsomoon saadaan mahtumaan 410 henkeä. Lisäksi Monkiin mahtuu 70 henkeä. Tapahtumaan mahtuu yhteensä kolmena päivänä yleisöä 1440 henkeä. Näistä paikoista myydään kolmen päivän lippupaketteina (sis iltakonsertit Barkerilla 3kpl) 200 52€ yksikköhintaan. Lisäksi yksittäisiä 18€ konserttilippuja myydään Barkerille 600 kpl (loput menevät sponsoreille). Monkiin myydään kolmen päivän aikana loppuun 13€ hintaisilla lipuilla. Liput tuottavat yhteensä myyntipalvelun kulujen jälkeen 22000 €. Lisäksi oheistuotteita myydään yhteensä 2000€. Monkin myynnistä saatu proviisio oli 20% eli yht. 300€.
Menot yht: 36700€ (budjetti ylittyi 1700€)
Tulot yht: 37300€
Tapahtuman jäi plussalle 600€ ja näin ollen toisen tilikautensa jälkeen sen kassassa on 3600€. Taloudellisesti kuviot olivat hallussa ja vaikka budjettia ylitettiin joiltakin osin sitä pystyttiin myös kompensoivasti alittamaan toisaalla. Kaikki saivat yhtiöltä saatavansa ja talkoolaisetkin tuli huomioitua kiitoslahjoilla.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti