1. Toimeksianto eli tavoitteet selviksi
Kun järjestetään kiertuetta ulkomaalaiselle artistille Suomessa, pitää tavoitteiden olla selvillä mielellään ensi metreiltä asti. Ketä on tulossa? Milloin? Miksi? Millaiset taloudelliset tavoitteet? Ilman näitä tietoja on mahdotonta järjestää minkäänlaista kiertuetta.
Esimerkkitapauksessamme on Suomeen tulossa pieni indie-levymerkille levyttävä yhtye. Kaksi jäsentä tulee Yhdysvalloista ja yksi sessiomuusikko Tsekeistä. Kiertueen tarkoituksena on yhtyeen promotointi Suomessa (yhtye on kiertänyt aiemmin keski-Eurooppaa). Taloudellisena tavoitteena on päästä keikkojen suhteen vähintään nollatulokseen tai hieman voitolle. Lopullinen palkka muusikoille tulee oheismyynnistä (levyt yms.) Esimerkkitapauksessamme soittajat ottavat itse taloudellisen riskin voittojen suhteen. Yleisön liikehdinnästä - ja sitä kautta oheistuotteiden myynnistä - riippuen soittajien arvioitu palkka kahdelta viikolta jää 400-700€/soittaja.
2. Tiimi ja tehtävät
Tiimiä valittaessa kannattaa jokaiselle henkilölle olla tehtävä valmiina. Työvoiman suhteen kannattaa olla tarkkana varsinkin, jos budjetti on tiukilla. Harva ihminen suostuu tekemään työtä ilmaiseksi! Kannattaa hyödyntää jokaisen tiimin jäsenen kaikki mahdolliset kontaktit sekä pitää avoimia aivoriihiä siitä, miten tehtävät kannattaisi jakaa. Jokaisella tullisi olla selkeä oma vastuualue, jonka sitoutuu hoitamaan.
Esimerkkitapauksessamme varsinaiseen tiimiin kuuluu itseni lisäksi yksi työntekijä. Olemme molemmat mukana proviisiopalkalla. Lisäksi työtämme valvoo työnantajamme, jolta saimme toimeksiannon. Jakaessamme projektin tehtäviä pyrimme hyödyntämään kummankin mahdollisia kontakteja kentälle.
3. Suunnitelma
Suunnitelmavaihe on hyvä tehdä huolella, sillä huonoa suunnitelmaa on vaikea saada käytännössä onnistumaan ja muutokset suunnitelmaan tietävät aina ylimääräistä työtä tiimille. Tavoitteet ovat suunnittelun lähtökohta ja niistä ei voi lipsua ilman, että kaikkien osapuolten kanssa on asiasta neuvoteltu.
Esimerkkitapauksessamme oli melko vapaa aikataulu, joten päätimme sijoittaa kiertueen heinäkuun alkuun jolloin Suomessa on kauniit ilmat ja kesälomalaiset liikkuvat. Tarkemmiksi virstanpylväiksi suunnittelimme aikatauluumme sopivat isojen kaupunkien festarit: Ruisrock, Tammerfest sekä Pori Jazz, jotka rytmittäisivät aikataulumme ja siirtymät paikkakunnalta toiselle. Lisäksi kartoitimme reittimme varrelle osuvat potentiaaliset keikkakaupungit. Tavoitteemme oli, että yhdessä isossa kaupungissa vietetään aina 3-4 päivää ja tuona aikana operoidaan taloudellisesti järkevän matkan päähän majoituksesta. Esim kun bändi majoittuu Turussa voidaan keikkoja myydä myös Kaarinaan, Raisioon, Naantaliin tai Saloon. Lisäksi olemme jättäneet reittiin jouston varaa. Jos joudumme jättämään jonkin kaupungin vähäisen myynnin takia väliin, voimme yrittää vaihtaa sen toiseen alueeseen, missä kysyntää olisi mahdollisesti enemmän.
Käytännön kiertäminen tapahtuu vuokra-autolla. Budjetin pienuudesta johtuen emme voi palkata kiertuemanageria kiertämään bändin mukaan, joten laskimme, että soittajat pärjäävät ”turistipohjalta” navigaattorin kanssa. Toki olisi kohteliasta ja varsin mukavaa saada joku hoitamaan soittajien asioita tien päällä sekä ajamaan autoa, mutta tämä söisi heidän palkkansa, ajaisi kiertueen tappiolliseksi tai nostaisi myyntihinnan niin korkeaksi, että kiertuetta ei voitaisi toteuttaa.
Varsinaiset soittimet soittajat tuovat – rumpalia lukuun ottamatta – mukanaan. Sen sijaan vahvistimet, PA sekä suurimmat rumpusetin osat lainataan Suomesta. Näin säästämme huomattavia summia lentorahdeissa.
4. Käytännön toteutus osa 1
Käytännön toteutus on yleensä vaikein vaihe. Lähtökohtaisesti (ja omasta kokemuksesta) voin kertoa, että mahdollisia keikkapaikkoja kannattaa lähestyä mieluiten soittamalla ja jos lähestyy sähköpostilla kannattaa ainakin soittaa perään, jos vastausta ei kuulu. Keikkapaikkoja lähestyttäessä on luonnollisesti ensiarvoisen tärkeää, jos pystyy tarvittaessa itse käymään paikanpäällä. Lisäksi myytävästä bändistä tulisi olla ainakin jonkinlainen äänite (laadukas audio CD) ja mielellään myös kuvamateriaalia. Harva ravintoloitsija jaksaa lähteä Myspacesta kuuntelemaan ”jotain tosi hyvää bändiä”. Olisi myös hyvä, jos myyjä tietää myyntiartikkelistaan, jotain tai esim itse sietää kuunnella bändiä. Myyntitilanteessa näkyy helposti läpi, jos myyjä ei itsekään usko bändin kaupalliseen potentiaaliin. Myyjä ei tietenkään saa valehdella kaupatessaan yhtyettä, mutta kannattaa miettiä, mitä asioita yhtyeestä kertoo ja miten ne kertoo. Eli reipasta myyntihenkisyyttä mukaan! Kun kaupat bookkauksesta ovat syntyneet, kannattaa siitä tehdä kirjallinen sopimus, jossa on kaikki tarpeelliset tiedot: Mitä? Missä? Milloin? Miten? Mitä maksaa? Kuka korvaa jos…?
Esimerkkitapauksemme on kirjoitushetkellä juuri tässä työvaiheessa.
5. Käytännön toteutus osa 2
Kun ulkomaalainen yhtye on Suomessa täytyy heillä olla yhteys/vastuuhenkilö Suomessa – vaikka he kiertäisivätkin keskenään. Jonkun täytyy olla tavoitettavissa, jos bändille tulee ongelmia tien päällä. Lisäksi on oltava selvillä siitä, miten ja missä vaiheessa kukin saa palkkansa. Kuka laskuttaa? Kuka maksaa mitäkin maksuja? Kuka maksaa verot?
Loppusanat
Yllä listatut kohdat ovat henkilökohtainen näkemykseni (huom. olen aloittelija) ja suurpiirteinen kuvaus erään työprojektini vaiheista. Tekstistä on saattanut hyvin jäädä pois jotakin oleellista tai asiat ovat saattaneet toteutua (tai jäädä toteutumatta) erilailla kuin tekstissä on mainittu. Näillä ohjeilla pitäisi kuitenkin päästä melko pitkälle.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti